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DOCUTECH: une solution à l’archivage pérenne au Burundi

Un site moderne d’archivage, récemment crée afin de mieux conserver et rendre accessible les données, a été inauguré officiellement à King’s Conference Center, le 14 juillet dernier.

Dans la plupart des administrations, la gestion des archives au Burundi laisse à désirer, les documents sont perçus comme un drainage malvenu, déposés pêle-mêle dans des contenants de toutes sortes : cartons, armoires défectueuses, à la faveur de l’espace libre et à même le sol, le plus souvent dans des caves poussiéreuses dont l’accès relève d’un acte de courage.

Et pourtant, à l’heure actuelle, l’archivage n’est plus un mal nécessaire mais une mission importante au centre de l’activité des entités. Et pour cause, la question de conservation des documents se pose avec une acuité accrue compte tenu de l’importance du patrimoine que constituent les archives et des masses considérables de données concernées d’où la création de DOCUTECH, un site moderne d’archivage.

Annonciate Ndihokubwayo, DG de DOCUTECH assure que l’archivage pérenne d’un document qu’il soit numérique ou physique a pour objectif de le conserver, le rendre accessible pour sa réexploitation au fil des décennies et/ou des générations: « Les archives constituent un patrimoine qui doit être transmis de génération en génération, un atout fondamental reconnu désormais universellement pour le succès des administrations, d’où la mise en place du site d’archivage DOCUTECH pour la valorisation des documents.»

Et d’annoncer les services qu’offre le nouveau site d’archivage : « DOCUTECH propose des services d’audit et étude de faisabilité du système d’archivage électronique et physique respectant les normes internationales, la fourniture et installation des logiciels de gestion des documents, la gestion électronique des courriers, la fourniture des formations sur l’archivage ainsi que la fourniture des équipements d’archivage. »

Quid de l’état des lieux des archives au Burundi ?

Dans son exposé sur son expérience dans les archives nationales, Nicodème Nyandwi, chef des Archives Nationales, est revenu sur certains aspects qui font appel à réflexion. D’abord la pertinence d’avoir un cadre légal favorable : « En principe nous devrions avoir, au niveau national, une règlementation qui précise et oriente l’archivage sur toute l’étendue du pays. »

Et d’expliquer que la règlementation actuelle datant de 1979 est lacunaire dans le sens où elle n’a pas été mise à jour pour tenir compte des innovations actuelles de conservation et sur la nature de documents : pas de règlementations et instructions permanentes au niveau national sur la gestion des archives comme le tableau et le calendrier de conservation ; chaque service procède de sa manière dans la conservation des documents sans aucune forme de protection contre les risques comme le vol, incendies, actes de vandalisme, etc.

Pour Désiré Nshimirimana, PDG du groupe Soft Center partenaire de DOCUTECH, le manque du plan d’archivage dans les administrations prête à des pratiques administratives malsaines comme la petite corruption lors de la recherche des documents par les citoyens, raison de plus de la mise en place de DOCUTECH dont l’une des principales missions est justement la sensibilisation à la prise de conscience de la nécessité de l’archivage en bonne et due forme au Burundi.

Par ailleurs, dans un tel contexte de non-valorisation de la conservation régulière en bonne et due forme des documents administratifs, Nicodème Nyandwi recommande une mise en place d’une Politique Nationale d’Archivage et des formations en archivage pour un métier qui est souvent laissé à tort aux secrétaires de l’administration qui s’y connaissent pourtant mal.

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